こんにちは。

【仕組み作り】と【人づくり】で業務を効率化する
ハートストリングスの田中孝憲です。
《コンサルタント、コーチング、キャリアコンサルタント、元機械系エンジニア》



私の設計職時代には1日100通ぐらい届くので
メールの処理は効率よく行っていないと
すぐ未読メールが溜まる状態でした。

 

社会人のメールのマナーは必須です。

メールの反応が悪いと
相手の感情も穏やかではありません。

 

その後の仕事にも支障が出ます。

 

メールのミスコミュニケーションを防ぐためにも

今回は受信したメールの
効率良い処理の仕方をお話します。

 

 

メールの自動振分はしない

相手のアドレスや件名で
専用のフォルダを作って自動振分をすると
受信したメールに気づかない
ことが多いです。

 

また、フォルダだけの判断だと
処理する優先順位が低くなるものがでてくるので
大事なメールを見逃すこともあります。

 

なのでメールの受信は自動振分せず
すべて受信箱に入れたままにします。

 

処理したメールからフォルダに移動させましょう。

 

「返事をしたつもりが忘れていた」
ということも防げます。

 

 

自動受信はしない

可能であればメールの自動受信はOFFにしておきましょう。

 

自分の作業をしているときに
自動で(勝手に)メールを受信すると
内容が気になります。

集中力が削がれます。

 

すぐ対応しないといけない内容だと
今の作業を中途半端なまま止めないといけません。

 

メールに振り回されているから
その他の業務ができなくなります。

 

その他の業務を進めるのことに支障が出るぐらいなら

メールの自動受信はせず
手動で受信すれば
受信したメールが気になることはありません。

 

ひと作業終えてからの
手動受信でも十分です。

 

 

メールのやり取りは、迅速に正確におこなうことが

自分のためにも
相手のためにもなります。

 

メールの処理の仕方にも気をつけましょう。





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