こんにちは。

【仕組み作り】と【人づくり】で業務を効率化する
ハートストリングスの田中孝憲です。
《コンサルタント、コーチング、キャリアコンサルタント、元機械系エンジニア》



日報や週報などの
定期的な業務報告書の提出が必須になっている
企業は多いです。

 

ですがその日報、週報は本当に必要でしょうか?

 

 

紙かデータファイルかのどちらかになりますが
正式に保管する報告書として書くとなると
それなりの時間を必要とします。

 

報告書を書く時間を15分~30分とすると
毎日書く日報なら

1週間(5日)で1.25~2.5時間

4週間で5~10時間

消費します。

 

紙なら印刷コストもかかります。
ミスプリントすればさらにコストがかかります。

 

さらに
それを回覧して読む時間も必要です。

 

紙なら保管するのか?
保管場所は将来に渡って確保できるのか?

 

データなら気軽に保管フォルダを作れますが
気軽すぎて二度と見ることがないゴミファイルレベルにならないか?

 

など報告書作成による相反することも発生するので
報告書の利用価値を再度検証する必要があります。

 

ISO認証のために報告書が必要という場合もありますが
今一度、必要かどうかを見直して
必要なら時間がかからないような仕組みを作りましょう。

 

  • 業務報告のためなら他に方法はないか考える
  • 簡単に書ける雛形を作っておく
  • チーム単位で作成する

などすればムダな時間は削減できます。

 

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