こんにちは。

【仕組み作り】と【人づくり】で業務を効率化する
ハートストリングスの田中孝憲です。
《コンサルタント、コーチング、キャリアコンサルタント、元機械系エンジニア》



 

■属人化とは?

担当者が

  • 急に休んだ!業務が進まない!
  • 突然退職されたから困った!
  • 出張して居ないから仕事が止まる!

などありませんか?

 

それは属人化しています。

 

属人化とは

ある業務を特定の人が担当し
その人しかその業務ができない状態です。

 

本当にその人しかできない仕事だと
職人やアーティストになります。

 

属人化の反対が標準化です。

誰でも対応できる状態です。

 

そんな業務の属人化を防ぐ方法を説明します。

 

■属人化した状態で困ること

以下のような状態で仕事が止まります。

  • 急に休まれて業務が進まない!
  • 突然退職されたから業務が進まない!
  • 出張して居ないから仕事が止まる!
  • 社員が育たない!

 

■属人化を防いだときのメリット

属人化をを防ぐと様々なメリットがあります。

  • 上記困ることの解消
  • 従業員が幅広い技能を身につけることができる
  • 業務の適性、マッチングが正確になる
  • 公平な人事評価ができ、人事評価しやすくなる
  • 業務の引継ぎが簡単
  • マッチングが正確になるので業務効率が良くなる
    (効率良くできる人が見つかる)
  • ミスを防ぐことができるので業務効率が良くなる
  • ノウハウが蓄積され会社独自の効率化された仕組みが作れる

 

■属人化を防ぐ方法

属人化を防ぐためには
業務に対して、2人以上が対応可能である状態にしなければなりません。

 

誰もができるように
業務の手順化、マニュアル化、標準化することで防ぐことができます。

全体業務のフロー化、見える化も必要です。

 

そして社内教育コミュニケーション研修
従業員が幅広い技能を身につけることができる体制

属人化を防ぐことができます。

 

具体的には

具体的には以下のような方法があります。

  • 全体業務のフロー化、見える化
  • 業務の見える化、手順化
  • 作業マニュアルの整備
  • 社内教育
  • コミュニケーション研修
  • 必要があれば業務棚卸し

 

そんな業務の属人化対策も
弊社でお手伝いしております。

 

\属人化の基本がわかったら、次はこれ!/

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