こんにちは。
業務効率化コンサルタント
ハートストリングスの田中孝憲です。

「自動車メーカーなど機械設計エンジニアとして従事、各社で身についたノウハウを業務効率化に活用。カウンセリング、コーチングを活かした職場改善を行っています」
《カウンセリング、コーチング、国家資格キャリアコンサルタント、元リストラがん患者》


属人化とは?

担当者が

  • 急に休んだ!業務が進まない!
  • 突然退職されたから困った!
  • 出張して居ないから仕事が止まる!

などありませんか?

それは属人化しています。

属人化とは?

ある業務を特定の人が担当し
その人しか、その業務ができない状態です。

本当にその人しかできない仕事だと
職人やアーティストになります。

属人化の反対が標準化です。
誰でも対応できる状態です。

そんな業務の属人化を防ぐ方法を説明します。

属人化した状態で困ること

属人化していると以下のように業務が止まり、困ります。

  • 急に休まれて業務が進まない!
  • 突然退職されたから業務が進まない!
  • 出張して居ないから仕事が止まる!
  • 社員が育たない!

属人化を防ぐとメリットがたくさん

属人化をを防ぐと様々なメリットがあります。

  • 前項の困ったことが解消されます
  • 従業員が幅広い技能を身につけることができる
  • 従業員の適性、業務とのマッチングが正確になる
  • マッチングが正確になるので業務効率が良くなる
    (効率良くできる人が見つかる)
  • 公平な評価ができ、人事評価しやすくなる
  • 業務の引継ぎが簡単
  • ミスを防ぐことができるので業務効率が良くなる
  • ノウハウが蓄積され会社独自の効率化された仕組みが作れる

メリットがたくさんありますね。早く属人化を防ぎたいところです。

属人化を防ぐ方法

属人化を防ぐためには
業務に対して2人以上が対応可能である状態にしなければなりません。

誰もができるように
業務の手順化、マニュアル化、標準化する
ことで防ぐことができます。

全体業務のフロー化、見える化も必要です。

そして社内教育コミュニケーション研修
従業員が幅広い技能を身につけることができる体制
属人化を防ぐことができます。

  1. 手順書、マニュアルを作る
  2. OJTにて職場にて教育する
  3. 社内研修にて集団で教える

具体的には

具体的には以下のような方法があります。

  • 全体業務のフロー化、見える化
  • 末端業務の見える化、手順化
  • 作業マニュアル、手順書の作り
  • 社内教育
  • コミュニケーション研修
  • 業務棚卸し

そんな業務の属人化対策も弊社でお手伝いしております。

冷凍チャーハンの例え

冷凍のチャーハンに例えます。

最近、冷凍のチャーハンが
とても美味しくなっていますね。

チャーハンを作る工程、材料、調味料を分析して、
料理人の手つきと同じように中華鍋を振る機械を導入し
工場で誰でも製造できるようにすることが標準化です。

ただし、職人の仕事を維持するか、標準化するかは
「企業の方針」と「お客様が求めるもの」しだいで変わります。

料理人が作るチャーハンを店で食べる美味しさにも
価値がありますし

冷凍チャーハンの家で食べることができる手軽さにも
価値があります。

だから

職人の仕事から標準化するにも段階があります。

  1. 職人でしかできない独自の技を使う仕事
  2. フランチャイズチェーンのようにアルバイトでもできる仕事
  3. 冷凍食品やレトルト食品のようの工場での大量製造

どれも違った価値があり、お客様が選べばよいわけです。

職人の仕事でも、若手に教えることができる内容なら任せるでしょう。それが標準化です。

そのような標準化する業務設計のお手伝いをさせていただきます。

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