属人化とは？
担当者が
- 急に休んだ！業務が進まない！
- 突然退職されたから困った！
- 出張して居ないから仕事が止まる！
などありませんか？
それは属人化しています。
属人化とは？
ある業務を特定の人が担当し
その人しか、その業務ができない状態です。
本当にその人しかできない仕事だと
職人やアーティストになります。
属人化の反対が標準化です。
誰でも対応できる状態です。
そんな業務の属人化を防ぐ方法を説明します。
属人化した状態で困ること
属人化していると以下のように業務が止まり、困ります。
- 急に休まれて業務が進まない！
- 突然退職されたから業務が進まない！
- 出張して居ないから仕事が止まる！
- 社員が育たない！
属人化を防ぐとメリットがたくさん
属人化をを防ぐと様々なメリットがあります。
- 前項の困ったことが解消されます
- 従業員が幅広い技能を身につけることができる
- 従業員の適性、業務とのマッチングが正確になる
- マッチングが正確になるので業務効率が良くなる
（効率良くできる人が見つかる） - 公平な評価ができ、人事評価しやすくなる
- 業務の引継ぎが簡単
- ミスを防ぐことができるので業務効率が良くなる
- ノウハウが蓄積され会社独自の効率化された仕組みが作れる
メリットがたくさんありますね。早く属人化を防ぎたいところです。
属人化を防ぐ方法
属人化を防ぐためには
業務に対して２人以上が対応可能である状態にしなければなりません。
誰もができるように
業務の手順化、マニュアル化、標準化することで防ぐことができます。
全体業務のフロー化、見える化も必要です。
そして社内教育やコミュニケーション研修で
従業員が幅広い技能を身につけることができる体制で
属人化を防ぐことができます。
- 手順書、マニュアルを作る
- OJTにて職場にて教育する
- 社内研修にて集団で教える
具体的には
具体的には以下のような方法があります。
- 全体業務のフロー化、見える化
- 末端業務の見える化、手順化
- 作業マニュアル、手順書の作り
- 社内教育
- コミュニケーション研修
- 業務棚卸し
そんな業務の属人化対策も弊社でお手伝いしております。
冷凍チャーハンの例え
冷凍のチャーハンに例えます。
最近、冷凍のチャーハンが
とても美味しくなっていますね。
チャーハンを作る工程、材料、調味料を分析して、
料理人の手つきと同じように中華鍋を振る機械を導入し
工場で誰でも製造できるようにすることが標準化です。
ただし、職人の仕事を維持するか、標準化するかは
「企業の方針」と「お客様が求めるもの」しだいで変わります。
料理人が作るチャーハンを店で食べる美味しさにも
価値がありますし
冷凍チャーハンの家で食べることができる手軽さにも
価値があります。
だから
職人の仕事から標準化するにも段階があります。
- 職人でしかできない独自の技を使う仕事
- フランチャイズチェーンのようにアルバイトでもできる仕事
- 冷凍食品やレトルト食品のようの工場での大量製造
どれも違った価値があり、お客様が選べばよいわけです。
職人の仕事でも、若手に教えることができる内容なら任せるでしょう。それが標準化です。
そのような標準化する業務設計のお手伝いをさせていただきます。
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