ムダな会議、打ち合わせをやっていませんか？
１日のスケジュール帳をみて
会議、会議、打ち合わせ、会議、打ち合わせ・・・
自分の机に居る時間がほとんどない
なんて人もいるのではないでしょうか？
それが管理者や決裁者だと
部下が承認をほしいときや相談したいときなど
業務の停滞が起こります。
「会議、打ち合わせは有意義に使っているのか？」
見直していただければ
業務効率化になります。
直接、対面で話して確認することは大切ですが
特に複数人になると話がブレる傾向が多くなりますので
会議、打ち合わせの意味をしっかり認識する必要があります。
そこで
会議、打ち合わせを有意義にするポイントを簡単にお話します。
目的意識を持つ
会議開催通知のときは
開催する目的、目標を明確にしておかないと
ダラダラした会議になります。
会議の論点を正しく追い、円滑に回す
これがムダな会議をなくす一番といってもいいほどのポイントです。
よくあるのが
思い出したかのように別の話をしだして
会議の焦点がブレていくケース。
大事なことを思い出す発想は大切ですが
雑談ではないので話が横道に逸れてはいけません。
ホワイトボードなりノートなりに
隅にメモしておいて「その件は後ほど検討しましょう」と
本題に戻ることが重要です。
そして
目立つ人、発言力がある人が
必ずしも正解ではありません。
喋りたい人が一方的に喋るのではなく
まんべんなく意見を聞いてまとめる必要があります。
そのためには話の焦点・論点を正しく追っていける
ファシリテーターの存在が必要です。
会議のまとめ
会議で決まったこと、今後の検討事項
自部署に戻ってからやることを
お互い認識してまとめをして終わります。
是非、ムダな会議、打ち合わせを
有意義なものに変えて
時間の節約をしましょう。
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