こんにちは。

現場改善コンサルタント
ハートストリングスの田中孝憲です。

自動車メーカーなど機械系エンジニアとして従事、各社で身についたノウハウを業務効率化に活用
カウンセリング、コーチングを活かした職場改善
を行っています。

《カウンセリング、コーチング、キャリアコンサルタント、元リストラがん患者》


 

ルーチン化されている

申し送り、引継ぎ

報告・連絡・相談

などのコミュニケーションは
正確に伝達しないと
ミス・トラブル・ムダ・事故の元となります。

 

また、会話だけの引継ぎですと
「言った、言わない」の水掛け論で
揉めてしまいますね。

会話だけの引継ぎだと
人間関係にも影響を受けます。

 

どう申し送り・引継ぎすれば
ミスが起きないでしょうか?

 

それは

担当者の頭の中にあることを
言語化、見える化
することで
引継ぐ人が理解しやすくなります。

 

【ステップ1】言語化する

言語化するには
5W2H または whom/how muchを加えて6W3H
で伝えようとすれば

話を省略することなく
第3者にもわかりやすくなります。

 

when いつ?
where どこで?
who / whom 誰が?/誰に?
what 何を?
why なぜ?
how どのように?
how much いくら?

 

【ステップ2】見える化、図示化する

言葉ではわかりづらい内容を
見える化、図示化、イラスト化することで
正確に伝達できます。

 

【ステップ3】雛形シートを作成する

ステップ1、ステップ2で表したものを

自社、担当業務に合わせて

雛形シートを作成しましょう。

 

文書データでも
手書きでもかまいません。

 

最初にちょっとの手間をかけて
専用の雛形を作っておけば
毎回スムーズなやり取りができます。

 

人のコミュニケーション能力に
左右されない仕組みを作ることが
効率化のポイントです。



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