ルーチン化されている
申し送り、引継ぎ
報告・連絡・相談
などのコミュニケーションは
正確に伝達しないと
ミス・トラブル・ムダ・事故の元となります。
職場のコミュニケーショントラブルは
時間と精神的ストレスで損失が大きくなります。
また、会話だけの引継ぎですと
「言った、言わない」の水掛け論で
揉めてしまいますね。
会話だけの引継ぎだと
人間関係にも影響を受けます。
どう申し送り・引継ぎすれば
ミスが起きないでしょうか？
それは
担当者の頭の中にあることを
言語化、見える化することで
引継ぐ人が理解しやすくなります。
【ステップ１】言語化する
言語化するには
５Ｗ２Ｈ または whom/how muchを加えて６Ｗ３Ｈ
で伝えようとすれば
話を省略することなく
第３者にもわかりやすくなります。
when いつ？
where どこで？
who / whom 誰が？/誰に？
what 何を？
why なぜ？
how どのように？
how much いくら？
【ステップ２】見える化、図示化する
言葉ではわかりづらい内容を
見える化、図示化、イラスト化することで
正確に伝達できます。
【ステップ３】雛形シートを作成する
ステップ１、ステップ２で表したものを
自社、担当業務に合わせて
雛形シートを作成しましょう。
文書データでも
手書きでもかまいません。
最初にちょっとの手間をかけて
専用の雛形を作っておけば
毎回スムーズなやり取りができます。
人のコミュニケーション能力に
左右されない仕組みを作ることが
効率化のポイントです。
ぜひ社内の連絡に使ってみてください。
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